Retningslinje for lyd og videooptagelser af samtaler og arbejdssituationer

Retningslinjen skal bidrage til;

• at styrke medarbejdere og ledere i håndteringen af lyd - og videooptagelser
• at arbejdspladsen aftaler, hvordan disse situationer håndteres bedst muligt
• at arbejdspladserne aftaler et beredskab for opfølgning på hændelserne
  
  

Der kan være situationer, hvor borgeren synes, det vil være rart at kunne lave lyd- eller videooptagelser. Det kunne f.eks. være et møde med en sagsbehandler, hvor borgeren har svært ved at forstå sagens indhold eller huske og derfor gerne vil kunne genhøre samtalen. Det kunne også være i forbindelse med et hjemmebesøg, hvor borgeren er usikker på, hvad der skal ske og gerne vil kunne gense fx hvordan et hjælpemiddel skal anvendes.

Vi skal være bevidste og holde samtalens fokus på det faglige

Vi skal være bevidste om, at enhver arbejdssituation med en borger potentielt kan blive optaget – med eller uden vores viden herom. Vi bør som hovedregel derfor samtale med borgere ud fra en antagelse om, at vi bliver lydoptaget. 

Det er vigtigt: 

• at vi i en mundtlig fremstilling er tydelige omkring det faglige- og lovgivningsmæssige grundlag, hvorpå en afgørelse er truffet
• at vi holder indholdet af samtalen på et sagligt og fagligt plan

Borgeren har mulighed for at lydoptage

Borgeren kan lydoptage en samtale, som borgeren selv deltager i.  Vi oplyser borgeren om, at en optagelse alene må anvendes til eget brug og kun må videregives til personer, der bistår borgeren i den konkrete sag. Som udgangspunkt må samtalen ikke offentliggøres eller deles digitalt.

Vi er altid forpligtet til at hjælpe en borger, der ikke i tilstrækkeligt omfang er i stand til at fastholde sagsgangen eller forstå sagens indhold. Det kan vi også gøre ved at udarbejde et skriftligt referat af samtalens indhold og aftaler. Vi oplyser også altid skriftligt borgeren om, at borgeren er velkommen til at tage en bisidder/pårørende med til møder, så denne kan bidrage til at sikre forståelsen. (jf. Folketingets Ombudsmand)

Sådan kan I handle, når:

• Borgeren gerne vil lydoptage for at kunne huske;
  Vi optager eventuelt også samtalen med borgernes samtykke for at sikre, at der ikke senere bliver ændret eller slettet noget i optagelserne.
• Borgeren lydoptager uden at have oplyst det, og vi opdager det under samtalen;
  Vi oplyser, at borgeren er velkommen til at optage, men at vi fremadrettet gerne vil vide det inden mødets start. Hvis samtalen kan fortsætte uproblematisk, så fortsætter vi samtalen, og vi optager eventuelt også samtalen med borgernes samtykke.
• Hvis borgeren ikke giver samtykke til, at vi kan optage samtalen, men selv fastholder at ville lydoptage;
  Tag en timeout i mødet, og tilkald en kollega/leder ind for støtte og for at finde en acceptabel løsning. Det kan fx være at aftale et nyt mødetidspunkt, hvor kommunen fastsætter rammen for mødets afholdelse. Såfremt borgeren ikke vil acceptere den af kommunens fastsatte ramme for mødets afholdelse eller hvis samarbejdet er problematisk, så kan en løsning være at kommunikationen fremadrettet skal foregå skriftligt.

Videooptagelser i kommunens bygninger

I relation til videooptagelser skelner man mellem optagelser på offentligt tilgængelige steder, og ikke-offentligt tilgængelige steder.  

Offentligt tilgængelige steder

I åbningstiden vil steder som fx Borgerservice, bibliotekerne mv. betragtes som offentligt tilgængelige. 
Det medfører, at en borger lovligt vil kunne videooptager uden samtykke på de nævnte steder. 
Formålet må dog ikke være at filme konkrete ansatte/medarbejdere, men fx Borgerservice som helhed.

Ikke-offentligt tilgængelige steder

Ikke-offentligt tilgængelige steder er fx lokaler, hvor det klart fremgår, at der er adgang forbudt for uvedkommende.
Desuden betragtes et klasselokale på en folkeskole almindeligvis som ikke-offentligt tilgængeligt. Det betyder, at en borger/elev ikke må videooptager uden samtykke i et klasselokale i undervisningstiden.
Det samme gælder som udgangspunkt for kommunens mødelokaler.

Tvivl om offentligt tilgængelig

Når Rådhuset fx har zone-inddeling med adskillelse af områder med offentlig adgang og ikke-offentlig adgang, er det ikke lovligt at videooptage uden samtykke i zonerne uden offentlig adgang.

Videooptagelser i borgernes eget hjem

Som privatperson må en borger gerne have videoovervågningskameraer inde i sit hjem. Borgeren skal dog informere arbejdskraft, der kommer regelmæssigt, om at der er videoovervågning, ved at skilte tydeligt. Det betyder, at det ikke er muligt at nægte at arbejde i hjemmet, men det kan påvirke det psykiske arbejdsmiljø og relationen til borgeren.
Når borgeren eller dennes pårørende sætter kamera op, så bliver de dataansvarlige og skal efterleve reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, herunder iagttage oplysningspligten og øvrige forpligtelser. Det betyder bl.a., at det ikke er tilladt at dele overvågningsoptagelser offentligt, og at borgeren er forpligtet til at slette optagelser indenfor 30 dage, efter de er optaget. (Jf. TV overvågningsloven og Datatilsynet)
Når en medarbejder erfarer, at der er opsat kamera, skal lederen hurtigt kontakte den relevante borger/de pårørende for at afklare årsagen hertil. Medarbejderen skal også straks gå til sin leder, hvis denne erfarer, at videooptagelser er blevet delt offentligt.

Videooptagelser ved arrangementer

Med den lette adgang til optagelser via mobiler vil der ofte blive videofilmet ved forskellige aktiviteter, imens vi er på arbejde. Det kan være til arrangementer, hvor borgere, forældre og andre pårørende er inviteret. Som udgangspunkt er sådanne helt almindelige billed- og videooptagelser en accepteret del af vores hverdag. Gør opmærksom på ved et arrangements begyndelse, at optagelser i disse sammenhænge udelukkende er til privat brug. 

Når optagelser offentliggøres ulovligt

Når optagelser offentliggøres ulovligt, så er lederen forpligtet til at handle for at beskytte medarbejderne. Her følges Retningslinjen for forebyggelse af vold, trusler og krænkende adfærd og/eller Retningslinjen for forebyggelse af digitale krænkelser

Praktiske oplysninger

• Oprettelse af mailpostkasser til brug for dialog med en bestemt borger kan oprettes ved IT
• Lydoptagelser kan foretages med en arbejdsmobil, eller en diktafon
• Lydoptagelse skal gemmes i ESDH-Systemer og slettes fra enheden umiddelbart efter
• Situationer, der opleves belastende skal registreres i SafetyNet under ”mindre vold, trusler og anden krænkende adfærd”
• Organisation og Personale kan bistå med sparring til ledelse og arbejdsmiljøgrupper

Borgerne informeres om Kommunens håndtering af lyd og videooptagelser

Denne retningslinje understøttes af Oplysning til borgerne om kommunens håndtering af lyd- og videooptagelser Silkeborg Kommunes hjemmeside (UNDER REVISION)

Drøftelse i arbejdsmiljøgruppe og MEDudvalg 

Vurder risikoen for, at I har arbejdsopgaver, hvor det vil være sandsynligt, at I kan blive udsat for lyd- og videooptagelser.

Hvilke konkrete tiltag aftaler I? Del jeres beskrivelse heraf op i før, under og efter: 
Før – hvordan vil I forebygge, hvordan vil I klæde medarbejderne på, hvad skal de vide forinden. 
Under – hvem gør hvad i den konkrete situation, hvem skal I kontakte, hvad skal I sikre, hvem har hvilken opgave.
Efter – hvordan varetager I medarbejdergruppen, får samlet alle op, tager læring og deler i afdeling/MEDorganisation. Evaluering, hvad var vi gode til, hvad var vi mindre gode til. Hvad vil vi gøre anderledes næste gang.

Hvad er lederens opgaver

• Lederen inviterer borger og pårørende til dialog – inddrag evt. din egen leder, så du ikke selv står alene med opgaven.
• Hvis kameraet blot er opsat for at de pårørende gerne vil holde øje med borgeren, så kan I måske aftale med de pårørende, at I slukker for kameraet, når I går ind i hjemmet.
• Hold løbende møder med medarbejderne, drøft arbejdsopgaver, frustrationer og usikkerheder og tal om hvordan I bedst kan være i det.
• Sæt eventuelt to medarbejdere på opgaverne i hjemmet.
• Aftal hvordan I løser opgaver i hjemmet, så alle gør det samme. Det gør den enkelte medarbejder mindre sårbar for kritik.
• Klæd medarbejderne på til dialog med de pårørende – og aftal fx at I henviser til lederen, hvis de pårørende har spørgsmål og kommentarer. 
• Vær i løbende dialog med de pårørende, oplys de pårørende om hvornår det er muligt at komme i kontakt til dig, som leder. 

Hvad er medarbejderens opgaver

• Overhold de aftaler I laver sammen
• Gå straks til din leder, hvis noget er uregelmæssigt, forandrer sig hos borgeren eller afviger fra det I har aftalt.

Kontakt Organisation og Personale

Det er muligt at søge støtte og sparring ved Organisation og Personale. Sammen kan I vurdere den konkrete situation og iværksætte den nødvendige støtte til både medarbejdere og ledere fx i form af bistand fra HR og Personalejura, der eventuelt i et samarbejde med Kommunikation, kan bidrage til at kvalificere en samlet handlings- og kommunikationsplan for håndteringen af både medarbejdere, borgere, de pårørende og eventuelle medier.

Desuden skal de pårørende, der videooptager, orienteres om deres ansvar som dataansvarlig jf. reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, oplysningspligten, TV overvågningsloven og reglerne Datatilsynet samt om øvrige forpligtelser. 
Organisation og Personale har til dette formål udarbejdet en folder til borgere og pårørende, der henviser til relevant lovgivning ift. ’Ansvaret som dataansvarlig.

Denne retningslinje er godkendt i HovedMED 14. december 2023.