Procedureretningslinje for drøftelse af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold

Formål

Formålet med procedureretningslinje for drøftelse af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold er at sætte rammen for, hvornår og hvordan MED-systemet skal inddrages i drøftelserne om kommunens budget. Proceduren skal fremme en struktureret og åben dialog mellem politikere, ledere og medarbejdere i Silkeborg Kommune omkring kommunens økonomiske prioriteringer og konsekvenserne af disse.
Procedureretningslinjen fastlægger procedurer og overordnede principper for, hvornår og hvordan MED-udvalgene på alle relevante niveauer skal drøfte: 

• Budgetforslaget for næste år (budgetprocessen)
• Opfølgning på/ændring af indeværende års budget
  
  

Proceduren skal sikre, at medarbejderrepræsentanterne inddrages, så medarbejdernes synspunkter indgår i det politiske beslutningsgrundlag. Samtidig skal proceduren sikre, at inddragelse af MED-systemet sker ensartet på tværs af kommunen. 

Næste års budget

Budgetprocessen varierer fra år til år. Når budgetprocessen er politisk besluttet, skal der, på det første møde i kalenderåret i HovedMED, fastsættes en tidsplan for udmøntning af nedenstående procedure for den konkrete budgetproces. Såfremt der sker ændringer i budgetprocessen, der vurderes at have væsentlige konsekvenser for arbejds- og personaleforhold, skal HovedMED beslutte, hvordan principperne for inddragelse kan overholdes.

MED-systemets medindflydelse og medbestemmelse i budgetprocessen er illustreret i fire faser:

I den første fase har HovedMED et dialogmøde med Økonomi- og Erhvervsudvalget. Formålet er at drøfte aktuelle arbejdsmiljøforhold i bred forstand. Repræsentanterne for HovedMED og politikerne har mulighed for at drøfte aktuelle problematikker omkring arbejds- og personaleforhold, der fylder i udførelsen af kerneopgaven. HovedMED har en særlig forpligtelse til at kommentere på forhold, der går på tværs af områder eksempelvis administration.

I den anden fase har alle AfdelingsMED, eller repræsentanter herfra, et dialogmøde med fagudvalgene. AfdelingsMED samler input sammen fra SektionsMED og LokalMED forud for dialogmødet. Formålet er at drøfte forhold, der kan udfordre eller styrke driften samt forhold, der er afgørende for, om området lykkes med udførelse af kerneopgaven. Samtidig kan AfdelingsMED kommentere på eventuelle konkrete budgetforslag. Det er vigtigt at bemærke, at der kan komme flere konkrete budgetforslag efter dialogmødet. 

I tredje fase deltager HovedMED på byrådets budgetseminar for at give deres perspektiver på de konkrete budgetforslag, og de afledte konsekvenser for arbejds- og personaleforhold.

Fjerde fase er den formelle høring af budgettet inden 1. behandling i byrådet. Her beslutter Afdelings- og Stabscheferne, i samråd med egen MED-organisation, om der laves et samlet høringssvar fra områdets MED-udvalg eller om hver udvalg afleverer selvstændige høringssvar. HovedMED har en særlig forpligtelse til at kommentere på forhold, der går på tværs af områder eksempelvis administration. Personalechefen har ansvar for høringssvaret fra HovedMED. 
Medinddragelsen sikres desuden gennem løbende drøftelser i hele MED-systemet, der direkte bidrager med kvalificering af budgetforslag.

Indeværende års budget

I løbet af et budgetår kan der opstå behov for omprioriteringer i forhold til det vedtagne budget for året. Det kan ske på baggrund af væsentlig udvikling i økonomien, der fører til korrigerende handlinger på et eller flere fagområder. I særlige tilfælde kan der være behov for decideret genåbning af budgettet. 

Udvikling i økonomien 

Alle MED-udvalg skal, i forbindelse med budgetopfølgninger (tre gange årligt) og regnskabsafslutningen, sætte udvikling i økonomien på dagsordenen. Udvalgene kan således drøfte den økonomiske udvikling herunder mer- eller mindreforbrug, der kan give anledning til større korrigerende handlinger inden for indeværende budget. Den budgetansvarlige direktør, chef eller leder har ansvar for at stille budgetopfølgninger og regnskabsafslutningen, der er relevante for MED-udvalgets niveau, til rådighed.

Genåbning af budgettet

Genåbning af budgettet sker som regel pludseligt, ofte på baggrund af et konstateret merforbrug, og inddragelsesproceduren må tilpasses omstændighederne, men nedenstående principper skal tilstræbes: 
Ved genåbning af budgettet, skal HovedMED have mulighed for at drøfte administrationens indstilling til ændringerne i budgettet og vedlægge kommentarer, inden der træffes politisk beslutning i Byrådet. Hvis beslutningen behandles i de enkelte fagudvalg, skal AfdelingsMED have mulighed for at drøfte indstillingerne inden politiske beslutning. Det skal tilstræbes, at materialerne udsendes i så god tid, at medarbejderrepræsentanterne kan drøfte indstillingen med deres bagland forud for drøftelsen i MED-udvalget. 

Denne procedure er gældende fra 1. januar 2024 og skal revideres hvert først kommende år efter tiltrædelse af nyt byråd.

Godkendt i HovedMED 14. december 2023.