Første samtale og nøglesamtalen

Nøglesamtalen er den første samtale du som leder skal tage med medarbejderen, når vedkommende føler sig stresset og har brug for hjælp.

Håndteres samtalen rigtigt er det i høj grad medvirkende til at afhjælpe situationen. Når en medarbejder går til sin leder pga. stress, er det som oftest den sidste udvej. Det er derfor vigtigt at du som leder;
• Skaber ro om medarbejderen
• Skaber håb for medarbejderen
• Iværksætter umiddelbar handling

Ved nøglesamtalen skal du gøre dig klart, at du skal tage styringen. Det er dig som leder, der har ansvaret for, at der skabes ro og håb for medarbejderen, og at der aftales hurtig handling.
Tanja Kirkegaard og Janne Skakon: Stressforebyggelse – anbefalinger til ledere

3.3.1 Skab ro

Som leder skal du hurtigst muligt skabe ro omkring medarbejderen. Det handler om at hjælpe medarbejderen ud af stress-spiralen og komme på afstand af dét, der er det problematiske. Medarbejderen vil have brug for, at der reduceres i forhold til krav og forventninger. Formålet er at forebygge at stressreaktionerne forværres, som i værste fald kan ende med yderligere helbredsmæssige konsekvenser.

3.3.2. Skab håb

Som leder skal du skabe håb for medarbejderen og tydeliggøre at der nok skal findes en løsning og hjælp. Det er vigtigt at medarbejderen ved denne samtale får en tro på, at der er en vej ud af stress-tilstanden og at der er opbakning og anerkendelse fra lederen. Som leder skal du fortælle din medarbejder:
• At vedkommende er værdsat
• At du er ked af, at det er sket, men at du nok skal tage hånd om det
• At I sammen skal finde en løsning.

Håbet har en stor betydning for at komme ud af stress-spiralen.

Måske vil du opleve at medarbejderen:
• Mangler overblik, er forvirret og har svært ved at huske ting.
• Oplever selvbebrejdelse, giver sig selv skylden: ”Det er også bare mig, der ikke slår til.”
• Er ude af stand til at genkende sig selv: ”Jeg plejer at have styr på det.”
• Benægter situationen og negligerer:” Jeg skal bare lige have dét og dét overstået.”

Anerkend at din medarbejder har oplevet belastninger, og gør hvad du kan for at almengøre situationen og sig at det faktisk kan ramme alle. Oplever medarbejderen, at der er forståelse og et fælles ønske om at situationen nok skal løse sig, kan det bidrage væsentligt til helingen og til at genfinde roen og overblikket. En stresset hjerne vil i nogle tilfælde mistolke situationen og måske opfatte samtalen som en trussel, og derfor er det ekstra vigtigt at sikre, at samtalen er anerkendende og at du understreger, at du tager ansvar.

3.3.3. Iværksæt handling

Det er vigtigt, at du som leder handler her og nu på de ting medarbejderen finder problematiske og at der kigges på, hvad der stresser på den korte bane, men også hvad der er af fremtidige opgaver, der skaber et pres. Tag fat i medarbejderens her-og-nu-opgaver og sørg for, at de fjernes fra medarbejderen. Aftal med medarbejderen hvilke opgaver, der er overskuelige og fortsat kan løses.

Medarbejderen kan konkret have brug for din hjælp til at:
• Skabe overblik
• Prioritere
• Planlægge
• Tage beslutninger
• Indlægge pauser

Drøft hvilke opgaver det vil give mening fx at videregive, udsætte eller afslutte. Måske vil medarbejderen have en urealistisk tilgang til opgaverne og det er vigtigt, at du som leder insisterer og tager hånd om situationen og sikrer at medarbejderen ikke fastholder sig selv i en uoverskuelig situation, men får hjælp til at komme væk fra nogle opgaver i en kortere eller længere periode. Hjælp medarbejderen til at skabe luft så der er mulighed for at indlægge pauser, som måske er sprunget over i en periode. Forhold dig eksempelvis til medarbejderens telefon og computer; skal disse afleveres, evt. passes af andre?

Du kan her finde et hjælperedskab til afholdelse af Nøglesamtalen:
SE BILAG NR: 4